Вероятно, наибольшая путаница, которая может существовать в организационной деятельности, – это то, что «оргполитику» меняют местами с «приказами».
Когда отсутствует ясное понимание определений этих двух понятий, то их могут принимать за одно и то же или даже подменять одно другим.
При отсутствии чёткого понимания этих вещей штатные сотрудники устанавливают свою собственную оргполитику и требуют приказов от высшего руководства, полностью меняясь с ним ролями.
Путаница, создаваемая таким образом, может быть настолько велика, что из-за неё организация становится неуправляемой. Штатные сотрудники больше не в состоянии выполнять свою работу, а руководство не может носить свою шляпу.
Люди в той или иной организации с одержимостью требуют приказов от источника оргполитики, а затем действуют на основе своей собственной оргполитики. Это выворачивает всё наизнанку и может служить постоянной причиной дезорганизации.
Поскольку оргполитика является основой для группового согласия, то незнание оргполитики или существование оргполитики, исходящей из неверного источника, ведёт к разногласиям и разладу.
Если требовать или ожидать приказов от источника оргполитики и принимать оргполитику от не наделённых соответствующими полномочиями источников, то это приводит, конечно же, к тому, что вся организация переворачивается с ног на голову. Нижняя часть оргсхемы становится верхней. А те, кто находятся в верхней части оргсхемы, вынуждены действовать на более низких уровнях (издание приказов), что стаскивает их по оргсхеме вниз.
Но в этом нет ничего странного, ведь мы здесь имеем дело с довольно новыми принципами в сфере организационной деятельности, с принципами, которые не были чётко изложены. Ни для одной из этих двух функций В АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ НЕТ ТОЧНОГО СЛОВА.
В современных словарях имеется множество определений слова «политика», среди которых только одно отчасти верно: «какая-либо конкретная линия поведения или способ действия, предназначенные для того, чтобы направлять и определять будущие решения». Согласно словарю, это также «осторожность или здравое суждение», «линия действия» и ещё множество других вещей. О ней даже сказано, что она устанавливается наверху.
Таким образом, это слово имеет так много других значений, что сам язык стал запутанным.
И всё же, несмотря на то что словари туманны, это слово имеет точное значение в специализированной сфере управления и организационной деятельности.
ОРГПОЛИТИКА – ЭТО ПРИНЦИП, РАЗРАБОТАННЫЙ И ВЫПУЩЕННЫЙ ВЫСШИМ РУКОВОДСТВОМ ДЛЯ КОНКРЕТНОЙ СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, КОТОРЫЙ ПРЕДНАЗНАЧЕН ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ НАПРАВЛЯТЬ СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ И ПРОГРАММ И САНКЦИОНИРОВАТЬ ИЗДАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯМИ РАЗЛИЧНЫХ ПРОЕКТОВ, ЧТО В СВОЮ ОЧЕРЕДЬ ПОЗВОЛЯЕТ ИЗДАВАТЬ И ВВОДИТЬ В ДЕЙСТВИЕ ПРИКАЗЫ, УПРАВЛЯЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ПЕРСОНАЛА ПО ДОСТИЖЕНИЮ ПРОИЗВОДСТВА И ЖИЗНЕСПОСОБНОСТИ.
Следовательно, ОРГПОЛИТИКА – это принцип, в соответствии с которым можно направлять руководство делами.
Для каждой широкой сферы деятельности или области, с которыми организация имеет дело, существует – или должна существовать – оргполитика.
Например: в компании имеется столовая для служащих. Оргполитикой высшего руководства в отношении этой столовой может быть следующее:
«Предоставлять служащим недорогое хорошее питание, в чистоте и при быстром обслуживании». Исходя из этого, управляющий столовой может составить план и программу того, как он собирается осуществить это. Когда этот план и программа одобрены, они составляют основу для приказов, издаваемых им.
Теперь давайте предположим, что управляющий не знаком с организационной деятельностью, что он не пытался добиться установления какой-либо оргполитики или выяснить, существует ли какая-либо оргполитика, и он придумал свою собственную оргполитику и на её основе составлял планы, программы и издавал приказы.
Только оргполитика, придуманная им, такова:
«Делать деньги для компании».
Тут начинается дикая суматоха.
Высшее руководство (самые высокие начальники управляющего столовой) видит, как стенографистки, сидя за своими письменными столами, едят холодную еду, принесённую из дома. И высшее руководство начинает расследовать это. С какой стати? Стенографистки отвечают: «Мы считаем, что дешевле есть домашнюю еду». Высшее руководство обнаруживает, что кофе в столовой ужасный и очень дорогой. Засохшие сандвичи стоят целое состояние. Сидеть негде... и так далее. Поэтому высшее руководство издаёт приказы (не оргполитику): «Накормить персонал!» Но ничего не происходит, потому что управляющий столовой не может сделать этого и по-прежнему «делает деньги для компании». Высшее руководство выпускает новые приказы. Управляющий столовой думает, что люди в совете директоров, должно быть, посходили с ума. Как можно делать деньги и при этом ещё кормить весь персонал? А высшее руководство думает, что управляющий столовой – сумасшедший или жулик.
Теперь, если в организации увеличить это в несколько раз, вы получите неприязнь, напряжённость и хаос.
Скажем, высшее руководство выпустило следующую оргполитику:
«Открыть столовую и руководить ей, чтобы обеспечить служащих недорогой хорошей едой, в чистоте и при быстром обслуживании». Но нанятый управляющий столовой ничего не знал об организационной работе, он выслушал эту оргполитику и, не поняв, что такое оргполитика, решил, что это из категории «хороших идей». Что-то идеалистическое, выпущенное, вероятно, для служащих ради СО. «Но я, будучи опытным работником столовой, знаю, чего они на самом деле хотят. Поэтому мы сделаем много денег для компании!»
После этого он основывает все свои приказы на этом принципе. Он закупает паршивую дешёвую еду, снижает качество, повышает цены, снижает затраты тем, что не нанимает на работу сотрудников, и делает деньги. Но компания получает свой доход от довольных клиентов, с которыми работают довольные штатные сотрудники. Поэтому управляющий столовой эффективно снижает действительный доход компании тем, что не заботится, как ему полагается, о боевом духе персонала.
Несомненным фактом является то, что никакое высшее руководство не может предсказать, КАКУЮ оргполитику установят его подчинённые.
Беда здесь в том, что высшее руководство полагается на здравый смысл и временами предполагает у других наличие большей, чем есть на самом деле, осведомлённости о положении дел. «Конечно, всякий знает, что ножи для разрезания бумаги, которые мы производим, должны резать бумагу». Но управляющий фабрикой действует на основе оргполитики, состоящей в том, что фабрика должна обеспечивать работой деревню. Вы можете представить себе перебранку, которая поднимается, когда ножи, которые НЕ режут бумагу, не находят сбыта и возникает угроза приостановки производства.
Почти все бури в отношениях между руководством и работниками возникают из этого обстоятельства: незнания оргполитики. В действительности это не является осознанным конфликтом, возникшим из-за различия оргполитик. Это конфликт, возникший из-за того, что неизвестна основа, которая заключается в том, что оргполитика высшего руководства неизвестна или не установлена, но и из-за того, что оргполитика устанавливается на уровне, где отсутствуют полномочия на это.
В увесистых словарях определения слова «приказ» занимают две колонки мелким шрифтом.
Вот простое определение:
ПРИКАЗ – ЭТО УКАЗАНИЕ ИЛИ КОМАНДА, ОТДАННЫЕ УПОЛНОМОЧЕННЫМ ЛИЦОМ ЧЕЛОВЕКУ ИЛИ ГРУППЕ, НА КОТОРЫХ РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ ЕГО ПОЛНОМОЧИЯ.
Это подразумевает, что ПРИКАЗЫ идут от начальников к подчинённым.
Те, кто не могут представить организацию, численность персонала которой превышает несколько человек, склонны без разбору относить всех начальников к категории людей, отдающих приказы; всё, что говорит один из таких начальников, – к категории приказов; а всех подчинённых – к категории тех, кто получает приказы.
Так жить проще, ничего не скажешь.
В действительности это превращает всех начальников в управляющих, или в сержантов, а всех подчинённых – в рабочих, или в рядовых. Это очень простое устройство. Оно совершенно не требует напрягать воображение или шевелить мозгами.
К сожалению, подобное устройство подходит лишь для отдела металлических изделий в магазине либо для взвода или отделения в армии. В нём не учитываются более изощрённо и сложно устроенные организации. А для того чтобы довести какое-нибудь дело до конца, требуется, к сожалению, гораздо более сложно устроенная организация.
Когда на заводе или в фирме присутствует менталитет армейского отделения, то там очень легко возникают самые разные конфликты.
Немногие из бригадиров на фабрике, сержантов или старших клерков тратят время на то, чтобы пытаться объяснить «рядовым», в чём заключается их оргполитика.
«Не нам рассуждать почему» – это была предсмертная песнь Лёгкой бригады
Коммунизм вряд ли создаст хорошее общество, потому что он основан на менталитете армейского отделения. Капитализм пришёл в упадок не потому, что с ним боролись, а потому, что он не смог совладать с менталитетом армейского отделения. Оргполитики обеих систем не охватывают собой в достаточной степени нужды этой планеты, для того чтобы стать в полной мере приемлемыми.
Приказ только потому может быть издан, что тот, кто его издаёт, тем или иным образом получил право издавать инструкции и ожидать их исполнения.
Должностное лицо, старший клерк, лидер местного профсоюза, сержант – у каждого из них есть какое-то право, разрешение, санкция от вышестоящего органа власти, уполномочивающие его отдавать приказы тем, кто подотчётен ему.
Так откуда же берутся эти полномочия отдавать приказы?
Глава государства, правительство, совет директоров, городской совет – те органы, которые можно считать высшим руководством в государстве или в фирме, наделяют кого-либо полномочиями отдавать приказы.
И всё же подобные высокопоставленные лица обычно никого не наделяют полномочиями, не указав при этом, какова будет сфера приложения приказов и к чему эти приказы должны относиться.
В этом заключается работа того уровня, где создаётся оргполитика и принимаются решения о назначении на посты.
Всему этому в самом языке даны такие плохие, такие общие определения, что у людей возникают очень странные представления о том, что такое «оргполитика» и «приказы».
Если не указаны точные значения этих понятий, то организационная деятельность превращается в сущий хаос.
В свете вышесказанного, следующее предложение будет звучать очень глупо: «Совет директоров издал приказ о загрузке фургона, и водитель рад был видеть, что соблюдается его оргполитика о торговле между различными регионами страны».
И всё же та или иная группа постоянно будет вести себя по отношению к своему совету директоров следующим образом: «Вы не издали приказы...», «Мы ждали приказов...», «Я знаю, что нам следовало открыть двери, но у нас не было приказа от совета...»
И те же самые члены группы, которые ожидают приказа, утверждённого специальной резолюцией совета директоров, чтобы сесть или встать, тем не менее, будут постоянно устанавливать оргполитику. «Мы пытаемся давать другим выполнять их работу без помех». «Я теперь работаю, чтобы каждый сотрудник моего отдела был счастлив». «Я руковожу моим отделом, с тем чтобы предотвратить ссоры».
Спросите должностных лиц, секретарей, ответственных: «На основе какой оргполитики вы действуете?» – и вы быстро получите ответ, который обычно совершенно противоречит всем общим принципам оргполитики или отклоняется от них. И вы часто будете слышать от людей жалобы на то, что никто не выпускает приказов для их отделения и поэтому они не знают, что им делать!
Истина состоит в том, что ОРГПОЛИТИКА даёт право издавать приказы, основанные на ней, для того чтобы добиться введения её в действие, добиться её соблюдения и добиться того, чтобы работа была выполнена.
Группа должностных лиц, каждое из которых неистово издаёт оргполитику, ожидая в то же время, что глава фирмы будет отдавать им приказы, – это картина путаницы, это картина надвигающейся катастрофы.
Оргполитика – это руководящий принцип, созданный с расчётом на очень, очень длительный период времени.
Приказ – это рассчитанное на ближайшее будущее указание, данное для того, чтобы обеспечить выполнение какого-то принципа оргполитики либо планов или программ, разрабатываемых на основе оргполитики.
«Люди в зале ожидания должны сидеть в удобных креслах» – это оргполитика.
«Сядьте» – это приказ.
Если существует понимание того, что оргполитика даёт людям полномочия для издания приказов, то картина становится намного яснее.
«Прояснение цели поста» – это ещё один способ сказать: «Добейтесь, чтобы оргполитику, создавшую этот пост и обязанности этого поста, знали и понимали».
Если организация не добьётся, чтобы это было должным образом усвоено, в её работе будут присутствовать напряжение и внутренние противоречия.
Когда организация добьётся того, что эти две вещи будут усвоены с полной ясностью, то она станет эффективной группой, в которой приятно работать.